La technologie

Suivi de votre kilométrage

Par Gloria Gibbs Marullo

Dans l'excitation de démarrer une entreprise, beaucoup ont tendance à ignorer la paperasserie. "Beaucoup de choses peuvent arriver si vous ne gardez pas les bons dossiers", explique Bruce Goldberg, un associé du cabinet d'expertise comptable Coopers & Lybrand à Philadelphie, "et aucun d'eux n'est bon."

La raison la plus ballyhooed pour la tenue de dossiers est la crainte d'un audit IRS, où vous seriez invité à justifier à la fois votre revenu et vos déductions. Cependant, même si moins de cinq pour cent des propriétaires uniques sont audités, les enregistrements médiocres peuvent mettre en péril l'ensemble de votre entreprise.

Par exemple, êtes-vous sûr que votre gamme de produits qui se vend le plus rapidement rapporte vraiment de l'argent? Si vous ne maîtrisez pas le prix de votre produit et si vous imputez les frais généraux tels que le loyer, l'électricité et la dépréciation sur votre nouvel ordinateur, vous risquez de découvrir trop tard que vous perdez de l'argent à chaque vente. Et puis il y a des ventes à crédit. Même avec des produits à un prix correct, une crise de liquidité pourrait fermer vos portes si vos clients paient en retard - ou pas du tout.

«Votre système de suivi n'a pas besoin d'être compliqué ou coûteux», dit Goldberg, «mais vous devez être en mesure d'obtenir les informations de gestion dont vous avez besoin, comment et quand vous en avez besoin. Au minimum, vous devez comptabiliser les ventes, les dépenses, les actifs et les passifs - en un mot, votre investissement dans l'entreprise - et les taxes. Ces comptes vous donneront l'information dont vous avez besoin pour établir un état des résultats et un bilan mensuels.

La plupart des gens connaissent le compte de résultat qui totalise votre revenu, soustraient vos dépenses et vous indiquent si vous avez gagné ou perdu de l'argent. Alors qu'un état des résultats couvre une période, par exemple un mois ou une année, le bilan est un "instantané" de vos actifs, passifs et capitaux propres d'un jour donné - généralement le dernier jour du mois ou, pour un bilan de fin d'année pour un contribuable de l'année civile, le 31 décembre. Ceci est la déclaration que votre banquier utilise pour analyser combien d'argent vous avez investi dans l'entreprise (le compte de capital), la dette que vous avez déjà (ce que vous devez à votre banquier), combien de ventes doivent encore être collectées (comptes débiteurs) et les factures que vous avez encore à payer (comptes créditeurs).

Vous ne pouvez pas attendre un mois, cependant, pour savoir si vos ventes sont sur la bonne voie. Vous devriez être en mesure de récupérer, en quelques minutes, votre solde bancaire et votre encaisse, les ventes et les encaissements de ce jour, les comptes débiteurs, toutes les sommes versées en espèces ou par chèque et les comptes créditeurs.

Si vous avez des employés, vous devez également avoir accès aux fiches de paie hebdomadaires avec le nom et l'adresse de chaque employé, son numéro de sécurité sociale, le nombre d'exemptions, la date de fin de la période de paie, le nombre d'heures travaillées , total des salaires, déductions, salaire net et numéro de chèque.Vous avez également besoin d'une comptabilité hebdomadaire de la retenue d'impôt sur le revenu et les taxes FICA dues aux gouvernements fédéral et des États.

Chaque mois, votre système de tenue de dossiers devrait également vous permettre de rapprocher votre relevé bancaire du compte de caisse de votre grand livre général, de rapprocher votre compte de petite caisse et de produire des relevés indiquant les coûts et revenus attribuables à chaque produit ou gamme de produits . Idéalement, votre système suivra également, au moins une fois par mois, l'âge de vos comptes débiteurs. Toute créance de plus de 30 jours est un problème potentiel. Les comptes débiteurs qui atteignent les marques de 60 et de 90 jours devraient vous rendre, vous et votre banquier, nerveux. Si votre inventaire ne bouge pas - ou vous êtes constamment en rupture de stock - vous avez probablement besoin d'un rapport d'inventaire mensuel. Votre déclaration d'impôt sur le revenu mensuelle et les rapports FICA devraient être liés à vos rapports de paie hebdomadaires.

Vous aurez besoin de rapports trimestriels indiquant les ventes brutes et le revenu imposable, ainsi que les taxes de vente nationales et locales sur les recettes brutes. À la fin de l'année, vous devrez créer des rapports de synthèse qui détailleront toutes les informations relatives à votre compte de résultat et à votre bilan annuels, ainsi qu'à vos déclarations de revenus fédérales et d'État.

Dan Smogor, partenaire de Kruggel Lawton Co. à South Bend, dans l'Indiana, ne peut pas gérer une entreprise sans disques, mais ne vous perdez pas dans les chiffres: «Il n'y a rien de mal avec le papier et le crayon »Finalement, vous voudrez utiliser un ordinateur, assurez-vous simplement de comprendre ce que vous faites avant d'automatiser la tenue de vos dossiers.»

En plus de vos livres manuscrits et les rapports informatiques, vous devez conserver les factures originales documentant les dépenses payées, ainsi que les copies des factures que vous envoyez aux clients. Vous devez également conserver vos relevés bancaires, vos états de paie et vos enregistrements d'inventaire. Les actifs tels que les ordinateurs et les meubles de bureau doivent avoir un fichier permanent indiquant le coût des actifs et un calendrier d'amortissement.

Tant que vous faites tout ce qu'il vous faut, ouvrez un compte séparé pour votre entreprise. la vie - et la tenue de dossiers - sera plus simple si vous gardez vos comptes d'affaires et personnels séparés. Il en va de même pour les comptes de cartes de crédit téléphoniques et d'essence utilisés exclusivement pour les entreprises.

Les enregistrements précis ne sont que la première étape. Vous devez également développer un niveau de confort sur la façon dont vous - et votre banquier, avocat et comptable - utiliserez vos registres comptables. Jenai Lane, présidente de Respect Inc., concepteur de bijoux et d'accessoires à San Francisco, recommande aux propriétaires d'entreprise en démarrage de suivre un cours formel sur les principes fondamentaux des états financiers. »Lorsque mon banquier m'a demandé ma dette pour la première fois "

Il y a toujours, bien sûr, la tentation de tout mettre dans une boîte à chaussures et de" laisser le comptable le faire ". Rappelez-vous, cette entreprise appartient à vous , pas le comptable.