La technologie

Tracking Inventaire

Un bon système de suivi des stocks vous dira quelle marchandise est en stock, ce qui est en commande, quand elle arrivera et ce que vous avez vendu. Avec un tel système, vous pouvez planifier vos achats de manière intelligente et reconnaître rapidement les articles en mouvement rapide dont vous avez besoin pour les réorganiser et les articles qui se déplacent lentement que vous devriez marquer ou promouvoir spécialement.

Vous pouvez créer votre propre système de suivi des stocks ou demander à votre comptable d'en créer un pour vous. Les systèmes varient selon la quantité d'inventaire affichée, la quantité de stock de sauvegarde requise, la diversité de la marchandise et le nombre d'articles qui sont régulièrement réorganisés par rapport aux nouveaux articles ou aux achats ponctuels.

Certains détaillants suivent l'inventaire à l'aide d'un système d'étiquetage manuel, qui peut être mis à jour tous les jours, toutes les semaines ou même tous les mois. Dans un système d'étiquetage manuel, vous supprimez les étiquettes de prix du produit au moment de l'achat. Vous vérifiez ensuite les balises par rapport à l'inventaire physique pour déterminer ce que vous avez vendu.

Par exemple, un détaillant de chaussures pourrait utiliser le système d'étiquettes pour produire un graphique mensuel indiquant les ventes selon la gamme de produits, la marque et le style. En haut du tableau, il énumérait les différentes lignes de produits (pompes, espadrilles, mocassins), et en bas de la marge de gauche, les différentes marques et différents styles. Dans les espaces qui se croisaient dans la colonne, il indiquait le nombre de marques de chaque marque, le style et la couleur, la vente ou la remise, ainsi que toute autre information pertinente.

Les systèmes de contrôle du dollar indiquent le coût et la marge bénéficiaire brute des articles en stock individuels. Une méthode de base de contrôle du dollar commence à la caisse avec des reçus de vente énumérant le produit, la quantité vendue et le prix. Vous pouvez comparer les reçus de vente avec les reçus de livraison pour déterminer votre marge bénéficiaire brute sur un article donné. Vous pouvez également utiliser des logiciels pour suivre l'inventaire par type, coût, volume et profit.

Les systèmes de contrôle d'unité utilisent des méthodes allant de simples étagères à l'utilisation de tickets de casiers sophistiqués - de minuscules cartes conservées avec chaque type de produit indiquant un numéro de stock, une description, les quantités maximales et minimales stockées , coût (en code), prix de vente et toute autre information que vous souhaitez inclure. Les tickets de poubelle correspondent à des fiches de dossier qui indiquent un numéro de stock, un prix de vente, un coût, un nombre d'articles, une source d'approvisionnement et une source alternative, des dates de commande, des quantités et des délais de livraison. Les détaillants effectuent des vérifications d'inventaire physiques quotidiennes, hebdomadaires ou aussi souvent que possible, une fois par an au minimum. Parfois, un propriétaire de magasin attribue à chaque employé la responsabilité de garder la trace d'un certain groupe d'articles ou, si le magasin est assez grand, d'embaucher du personnel de stock uniquement pour organiser et compter le stock.

Contrôle informatisé de l'inventaire

Bien que les méthodes manuelles puissent avoir leur place, la plupart d'entre elles trouvent aujourd'hui que l'informatisation leur donne une gamme d'informations beaucoup plus large avec beaucoup moins d'efforts.Les logiciels d'inventaire actuellement sur le marché vous permettent de suivre l'utilisation, de surveiller les changements dans les coûts unitaires, de calculer le moment où vous devez commander à nouveau et d'analyser les niveaux de stock élément par élément. Vous pouvez même étendre votre analyse ABC antérieure pour inclure la marge bénéficiaire par article.

En fait, de nombreux experts affirment que les programmes informatiques actuels modifient les règles de l'analyse ABC. En accélérant le processus de contrôle des stocks, les ordinateurs vous donnent plus de temps pour que vous puissiez consacrer autant d'attention aux éléments B et C qu'aux A.

Vous pouvez même contrôler les stocks directement à la caisse avec les systèmes logiciels de point de vente (POS). Le logiciel du PDV enregistre chaque vente lorsque cela se produit, de sorte que vos enregistrements d'inventaire sont toujours à jour. Mieux encore, vous obtenez beaucoup plus d'informations sur la vente que vous pourriez recueillir avec un système manuel. En exécutant des rapports basés sur ces informations, vous pouvez prendre de meilleures décisions concernant la commande et le merchandising.

Avec un système de point de vente:

  • , vous pouvez analyser les données de ventes, déterminer dans quelle mesure tous les articles de vos rayons se vendent et ajuster les niveaux d'achat en conséquence.
  • vous pouvez gérer un historique des ventes pour vous aider à ajuster vos décisions d'achat en fonction des tendances d'achat saisonnières.
  • vous pouvez améliorer la précision des prix en intégrant des scanners de codes à barres et la capacité d'autorisation de carte de crédit avec le système de point de vente.

Il existe de nombreux systèmes logiciels POS qui vous permettent d'utiliser des appareils complémentaires à vos caisses, notamment des tiroirs-caisses électroniques, des lecteurs de codes-barres, des lecteurs de cartes de crédit et des imprimantes de reçus ou de factures. Les forfaits PDV sont souvent accompagnés de modules de comptabilité intégrés, y compris le grand livre général, les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, les systèmes d'achat et de contrôle des stocks. En substance, un système de point de vente est un moyen tout-en-un pour suivre les flux de trésorerie de votre entreprise.

Les fonctionnalités à prendre en compte dans un système de point de vente sont les suivantes:

  • Facilité d'utilisation: Recherchez un logiciel doté d'une interface graphique conviviale.
  • Saisie des informations sur les ventes: La plupart des systèmes vous permettent d'entrer des codes d'inventaire manuellement ou automatiquement via un lecteur de codes à barres. Une fois le code d'inventaire entré, les systèmes appellent le prix standard ou le prix de vente, calculent le prix en plusieurs quantités et fournissent un total cumulé. De nombreux systèmes facilitent la saisie manuelle des ventes en cas de besoin, en vous permettant de rechercher des codes d'inventaire en fonction d'un numéro de marchandise partiel, d'une description, d'un code de fabrication ou d'un fournisseur.
  • Tarification: Les systèmes de point de vente offrent généralement une variété de moyens de suivre les prix, y compris les montants supplémentaires, le pourcentage du coût, le pourcentage de marge et les formules personnalisées. Par exemple, si vous fournissez des réductions de volume, vous pouvez définir plusieurs prix pour chaque élément.
  • Mise à jour des informations sur le produit: Une fois la vente saisie, ces systèmes mettent à jour automatiquement les enregistrements de stock et de compte à recevoir.
  • Options de suivi des ventes: Différentes entreprises sont payées de différentes manières. Par exemple, les ateliers de réparation ou d'entretien maintiennent souvent les factures ouvertes jusqu'à la fin du travail. Ils ont donc besoin d'un système leur permettant de mettre les ventes en attente.Si vous vendez des biens de consommation coûteux et permettre des achats à tempérament, vous pourriez apprécier une calculatrice de prêt qui calcule les paiements mensuels. Et si vous offrez des articles à louer, vous aurez besoin d'un système capable de gérer les locations ainsi que les ventes.
  • Sécurité: Dans le commerce de détail, il est important de garder un contrôle strict sur les encaissements pour éviter le vol. La plupart de ces systèmes fournissent des pistes d'audit afin que vous puissiez suivre les problèmes.
  • Taxes: De nombreux systèmes TPV peuvent prendre en charge de nombreux taux d'imposition, ce qui est utile si vous exploitez une entreprise de vente par correspondance et que vous devez traiter des taxes pour plusieurs États.

Les systèmes de point de vente vous aident à mieux contrôler votre entreprise grâce à leurs fonctions de création de rapports. Vous pouvez découper et découper les données de vente de différentes façons afin de déterminer quels produits se vendent le mieux à tout moment et de trouver le meilleur moyen d'aménager les étagères et les étalages, les promotions les plus efficaces et les changements de promotions saisonnières.

Les fonctionnalités de création de rapports disponibles dans les programmes TPV incluent les ventes, les coûts et les profits par article individuel, par vendeur ou par catégorie pour le jour, le mois et l'année à ce jour. Les rapports spéciaux peuvent inclure des ventes pour chaque heure de la journée pour toute période de temps. Vous pouvez également créer plusieurs formats pour les factures, les relevés de compte et les étiquettes de prix. Les rapports supplémentaires comprennent les feuilles de travail sur le rapprochement des liquidités de fin de journée et la gestion des stocks. Examiner une variété de paquets POS pour voir ce qui se rapproche le plus de répondre à vos besoins.

Chaque entreprise est unique. Vous constaterez peut-être qu'aucun des systèmes disponibles dans le commerce ne répond à toutes vos exigences. Des forfaits de point de vente spécifiques à l'industrie sont disponibles - pour les ateliers de réparation automobile, les salons de beauté et de manucure, les magasins de location de vidéo, les nettoyeurs à sec et plus encore. En outre, certains fabricants de systèmes de point de vente adapteront leur logiciel à vos besoins. Extrait de Créez votre propre entreprise: le seul livre de démarrage dont vous aurez jamais besoin , par Rieva Lesonsky et le personnel du magazine, © 1998 Press