La finance

7 éTapes pour une meilleure gestion des e-mails

De nos jours, l'e-mail est probablement l'outil de communication le plus important pour les entreprises. Je risque même de deviner que dans la plupart des industries, les professionnels des affaires prospèrent - ou survivent à peine - en fonction de leur capacité à interagir par courriel. Et même s'il est facile de se laisser submerger par votre boîte de réception, il existe des stratégies simples que vous pouvez mettre en œuvre pour garder le tout sous contrôle. Ces sept conseils vous aideront à mieux gérer votre utilisation du courrier électronique:

Débarrassez-vous des solutions de messagerie électronique grand public L'utilisation de l'un des services de messagerie gratuits, tels que Hotmail, Yahoo ou MSN, est acceptable pour les e-mails envoyés à vos amis et à votre famille. Toutefois, pour une utilisation professionnelle sérieuse, il est préférable d'utiliser un programme de messagerie professionnel hébergé par un fournisseur de messagerie électronique, votre FAI ou sur un serveur de votre entreprise. Les services de courrier électronique grand public ne disposent pas des fonctionnalités avancées que les programmes de courrier électronique «professionnels» et plus robustes ont. Et si vous n'avez pas votre propre nom de domaine, vous devriez - c'est beaucoup plus professionnel.

Apprenez à utiliser vraiment votre programme de messagerie J'ai récemment changé de Mozilla Thunderbird à Microsoft Outlook. Bien que je sois un expert en technologie, j'ai absolument besoin de formation dans Outlook pour maximiser mon utilisation de cet outil précieux. Une fois que j'en avais fini, j'en savais beaucoup plus sur le programme et je savais comment l'utiliser à mon avantage.

Que vous utilisiez Outlook, Eudora, Thunderbird, Pegasus, le courrier électronique Netscape ou tout autre programme de messagerie ayant quelques heures de formation sur son utilisation ne peut que vous aider. Probablement la meilleure façon d'obtenir la formation dont vous avez besoin est de visiter le site Web du fabricant et de rechercher des tutoriels pour le programme que vous utilisez. Si vous ne parvenez pas à trouver quelque chose, une simple recherche Google devrait afficher un didacticiel pour le programme que vous utilisez.

Gardez votre boîte de réception gérable Si vous utilisez votre boîte de réception pour stocker tous vos messages e-mail, vous trouverez cela après un court laps de temps, surtout si vous obtenez beaucoup de e-mail, votre boîte de réception sera un gros gâchis, avec tout de spam et de blagues à des contrats d'affaires et plus encore. Au lieu de laisser tout simplement s'asseoir là, agir rapidement sur les messages entrants afin que votre boîte de réception ne contient qu'une quantité minimale d'e-mail à un moment donné. Je connais des gens qui ont des centaines et même des milliers de messages dans leur boîte, ce qui est inefficace, c'est le moins qu'on puisse dire.

Maximiser l'utilisation des dossiers Imaginez ce qui se passerait si vous gardiez toutes vos informations client dans le même dossier - vous ne pourriez jamais trouver l'information que vous recherchiez. Les messages électroniques fonctionnent de la même manière. Afin de garder les choses organisées, il est essentiel de configurer des dossiers pour archiver vos messages.Vous pouvez organiser le courrier électronique le long des projets, des clients, des processus métier, des personnes ou d'autres variables qui reflètent votre fonctionnement quotidien. Par exemple, si vous gérez toutes les tâches marketing de votre entreprise, vous pouvez configurer des dossiers de courrier électronique pour chaque projet et des sous-dossiers pour chaque mode de publicité. Vous pouvez également créer un dossier pour chaque type d'externalisation que vous faites, comme l'impression, la conception, la conception de sites Web, etc.

Automatisez votre courrier électronique avec des filtres La technologie devrait fonctionner pour vous, et le courrier électronique ne fait pas exception. Si vous recevez fréquemment des e-mails contenant les mêmes sujets ou les mêmes personnes, vous pouvez configurer votre programme de messagerie pour router automatiquement ces messages vers un dossier approprié ou répondre automatiquement à certains messages. Par exemple, si votre ami Sally ne vous envoie que des blagues, pourquoi ne pas rediriger tous ses e-mails vers un dossier "Joke" pour être revu plus tard. Ou si vous recevez fréquemment des e-mails demandant des instructions à votre société, configurez une réponse automatique qui attachera automatiquement une carte, un lien vers un système de cartographie en ligne et fournira des informations de base sur les trains et les taxis.

Soyez sûr Aucun conseil sur la gestion du courrier électronique ne serait complet sans souligner l'importance de l'utilisation sécurisée du courrier électronique. Faites attention aux pièces jointes, aux graphiques intégrés et aux liens menant aux sites Web d'hameçonnage lorsque vous envoyez un courriel. Si vous recevez un courriel disant «Votre compte PayPal doit être vérifié» ou s'il y a un problème avec votre prêt hypothécaire, ne cliquez pas simplement sur le lien courriel fourni. Allez directement sur le site de PayPal ou celui de votre institution financière, et connectez-vous de cette façon. Ou appelez-les directement pour savoir s'il y a effectivement un problème.

Sauvegarde de votre courrier électronique Une partie essentielle d'une expérience de messagerie sécurisée consiste à s'assurer que lorsque votre programme informatique tombe en panne, vous avez une sauvegarde de courrier électronique vers laquelle vous pouvez vous tourner pour obtenir de l'aide. Imaginez que vous perdiez un mois d'informations sur les nouveaux clients stockées dans votre e-mail. Sauvegardez l'e-mail sur votre ordinateur et, si vous hébergez votre propre e-mail, veillez également à sauvegarder votre serveur de messagerie.

Ramon Ray est. Le chroniqueur "Tech Basics" de com et éditeur de Smallbiztechnology. com. Il est l'auteur de Technology Solutions for Growing Businesses et siège actuellement au conseil d'administration et au comité technologique de la Chambre de commerce de Manhattan.